Để làm việc hiệu quả hơn với vị trí Thư ký, cần những gì?

Để làm việc hiệu quả hơn với vị trí Thư ký, cần những gì?
Nhân viên thư ký văn phòng

Qua xuân đến hè, đây là thời điểm mà thị trường việc làm đang dần trở nên sôi động hơn bao giờ hết. Nếu bạn đang muốn tìm cho mình một công việc, hãy thử bắt đầu cân nhắc về một vị trí đầy năng động như là thư ký nhé. Chắc hẳn các bạn đã biết và nghe đến rất nhiều về công việc này. Tuy nhiên, trước khi gửi hồ sơ cho đơn vị tuyển dụng thư ký văn phòng, liệu bạn có bao giờ băn khoăn rằng làm sao để có thể đảm nhiệm vị trí này một cách hiệu quả không? Hãy cùng tìm hiểu xem để có hoàn thành tốt công việc tại vị trí là một thư ký văn phòng thì cần những gì nhé.

Thư ký từ trước đến nay được biết đến là người chuyên làm các công việc như trả lời điện thoại, sắp xếp hồ sơ, giấy tờ và hoàn thiện các thủ tục hành chính. Tuy rằng những công việc này có vẻ đơn giản nhẹ nhàng nhưng nó lại đóng một vai trò rất lớn trong sự thành công của công ty hay tổ chức. Dưới đây là một số yêu cầu quan trọng mà một nhân viên thư ký cần có:

1. Khả năng sử dụng vi tính và các thiết bị văn phòng

Để làm việc hiệu quả hơn với vị trí Thư ký, cần những gì?
Nhân viên thư ký văn phòng

Thư ký là người xử lí số lượng lớn các văn bản trong công ty vì vậy khả năng và tốc độ đánh máy của họ phải thật sự tốt. Lãnh đạo không thể ngồi chờ bạn đánh máy từng chữ cái cho một văn bản mà đang cần gấp trong vòng 5 phút. Đôi khi, thư ký sẽ phải trả lời hàng loạt các thư từ, văn bản đến trong một ngày hay in và photo những tài liệu quan trọng cho các cuộc họp. Vì vậy, đây có thể nói là kỹ năng tiên quyết, hiển nhiên và vô cùng quan trọng cho vị trí nhân viên thư ký.

2. Khả năng tổ chức tốt

Để làm việc hiệu quả hơn với vị trí Thư ký, cần những gì?
Nhân viên thư ký văn phòng

Thư ký là người thường xuyên phải theo sát những công việc của công ty và đảm nhiệm các công việc có tính tổ chức cao như: lên lịch cho những buổi họp mặt, cuộc hẹn với đối tác, xử lý các cuộc gọi, sắp xếp các chuyến đi công tác, sắp xếp giấy tờ hồ sơ khoa học,… Một nhân viên thư ký tổ chức kém có thể dẫn đến sự hỗn độn trong chính tổ chức và bộ máy của công ty. Có thể khiến sếp bị nhỡ chuyến bay, đến muộn một buổi họp mặt hay không thể tìm được tài liệu giấy tờ khi cần đến,… Chỉ những việc tưởng như nhỏ vậy thôi cũng có thể khiến vị trí công việc này của bạn có nguy cơ chấm dứt.

3. Khả năng giao tiếp linh hoạt

Để làm việc hiệu quả hơn với vị trí Thư ký, cần những gì?
Nhân viên thư ký văn phòng

Là một thư ký, bạn phải tiếp xúc với rất nhiều kiểu người khác nhau vì vậy rất cần phải linh hoạt trong giao tiếp. Bạn cần có khả năng xử lý các tình huống một cách nhanh chóng và phù hợp. Việc giao tiếp không chỉ trong trường hợp gặp mặt trực tiếp với khách của sếp mà còn cả trò chuyện qua điện thoại. Một thư ký cũng cần phải có giọng nói dễ nghe, lịch sự và cách nói chuyện chuyên nghiệp. Đây đôi khi có thể là vị trí trao đổi chính giữa cấp trên và các đối tác hay những khách hàng tiềm năng của công ty.

4. Khả năng bảo mật thông tin

Để làm việc hiệu quả hơn với vị trí Thư ký, cần những gì?
Nhân viên thư ký văn phòng

Một trong những điểm quan trọng của một nhân viên thư ký văn phòng có thể nói đó chính là khả năng bảo mật thông tin. Thư ký có thể là nói là người thân cận bên cạnh lãnh đạo, nắm rõ lịch trình công việc và cả những tin tức mật liên quan đến công việc hay cá nhân. Nếu không cẩn thận thì chỉ một phút sơ suất thôi có thể điều bạn vừa nói hay làm đã vô tình để lộ thông tin quan trọng, tạo cơ hội cho chính đối thủ của công ty hoặc làm lan truyền các tin đồn thất thiệt trong cơ quan. Điều này sẽ gây ra những mất mát không đáng có thậm chí làm ảnh hưởng đến tương lai của công ty và công việc của bản thân.

5. Khả năng làm việc nhóm

Khi là một thư ký, bạn cần phải có khả năng làm việc nhóm tốt, bởi lẽ công việc của thư ký đó là hỗ trợ lãnh đạo một cách hiệu quả và linh hoạt nhất. Thư ký có thể là cầu nối giữa sếp và các bộ phận khác trong công ty cũng như với những đối tác khác. Việc giữ liên lạc và có thể cập nhật những thông tin chính xác kịp thời từ những phòng ban, bộ phận khác trong công ty là một điều vô cùng quan trọng cũng như việc kết nối với chính những thư ký khác của công ty đối tác. Vì vậy khả năng làm việc nhóm là không thể thiếu được.

Để làm việc hiệu quả hơn với vị trí Thư ký, cần những gì?
Nhân viên thư ký văn phòng

Khi có một tinh thần làm việc nhóm hiệu quả, kết hợp tốt với các đồng nghiệp thì không khó khăn gì để bạn có thể có được những thông tin chính xác về công việc, từ đó mà có thể hỗ trợ cho cấp trên một cách kịp thời mỗi khi cần thiết, giúp cho công việc tiến triển tốt hơn và bạn có thể ghi điểm tốt hơn trong mắt sếp của mình.

>>> Top 6 công việc “tay trái” giúp nhân viên văn phòng tăng thêm thu nhập
>>> Đâu là phẩm chất “cần và đủ” của một trưởng phòng nhân sự ?

KHANH HY

ĐĂNG TIN MIỄN PHÍ
Muaban.net là kênh đăng tin mua bán rao vặt uy tín, hiệu quả
Chia sẻ