Có thể thấy trong những năm gần đây, xu hướng tổ chức sự kiện được diễn ra rất thường xuyên đối với các doanh nghiệp, đi cùng với đó là hiệu quả rất lớn mà doanh nghiệp thu lại được từ các sự kiện đó.
Hằng năm, những sự kiện phổ biến nhất và hầu hết doanh nghiệp nào cũng đều tổ chức cho công ty, cho nhân viên hay cho các khách hàng thân thiết của mình như: Tổ chức Hội nghị khách hàng, tổ chức tiệc tất niên , tổ chức Family day, tổ chức du lịch cho nhân viên,…
Mỗi sự kiện như thế có thể tốn tới hàng chục triệu thậm chí là hàng trăm triệu đối với các doanh nghiệp lớn. Chính vì thế, một vài giải pháp được đưa ra nhằm tiết kiệm tối đa những khoản ngân sách này mà không ảnh hưởng tới hiệu quả của sự kiện, trong đó có giải pháp kết hợp thành 1 chương trình 2 trong 1 nhằm tiết kiệm thời gian, công sức tổ chức và quan trọng là chi phí.
Tổ chức sự kiện team building là gì?
Team building kết hợp sự kiện là một chương trình tổng hợp nhất dành cho các doanh nghiệp, công ty, đoàn thể và mới được phổ biến tới với những doanh nghiệp có quy mô lớn và vừa trong một vài năm trở lại đây.
Hoạt động này có thể hiểu đơn giản là việc kết hợp giữa nhiều sự kiện có tính chất khác nhau trong một chương trình.
Chương trình này sẽ được doanh nghiệp chọn chủ đề cho phù hợp có thể kéo dài 1 buổi, 1 ngày hay nhiều ngày. Ngoài các sự kiện mang tính chất trang trọng như hội thảo, khai trương,… doanh nghiệp sẽ kết hợp thêm với chương trình team building nhằm mang đến các trải nghiệm thú vị và hấp dẫn hơn cho khách mời và nhân viên.
Ngoài thời gian sự kiện được lên sẵn, công ty sẽ lồng ghép 1 buổi dành cho team building, tổ chức bên cạnh cho sự kiện như tổ chức Gala, tổ chức tiệc tất niên, hội nghị, hội thảo chuyên đề, giới thiệu sản phẩm mới hay Family day,…
Những ưu điểm của chương trình sự kiện kết hợp team building
Có thể thấy, các doanh nghiệp rất ưng ý với các sự kiện mang tính kết hợp như thế này, bởi lẽ đây là cách để tiết kiệm tối đa thời gian cũng như công sức cho việc tổ chức.
Ngoài ra, việc kết hợp nhiều sự kiện vào một mang lại nhiều lợi ích hơn thế:
- Tạo sự phong phú cho chương trình
Với tính chất của sự kiện thường sẽ rất khô khan và nặng về họp hành gây căng thẳng cho khách mời, nhân viên, nếu kết hợp thêm với team building sẽ tạo được sự phong phú cũng như tinh thần thoải mái hơn cho nhân viên.
Kết hợp với 1 trong 2 chương trình hoặc team building, hoặc sự kiện là cách mà nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm mang tới sự hấp dẫn và sâu xa hơn nữa là tạo tinh thần đoàn kết, sự sáng tạo và môi trường hoạt động lành mạnh cho nhân viên.
- Tiết kiệm thời gian tổ chức
Nếu như tách nhỏ các sự kiện ra bạn có thể nhẩm được sơ qua khoảng thời gian dành ra cho việc tham gia các sự kiện là bao nhiêu, đồng nghĩa với đó là thời gian chuẩn bị tổ chức cũng rất lãng phí.
Thay vì lo lắng và tổ chức nhiều lần, gộp vào một chương trình là cách để doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa thời gian dành ra cho sự kiện, cùng với đó là thời gian, công sức tổ chức.
- Tiết kiệm chi phí tổ chức
Chi phí cho một sự kiện rất tốn kém, nhất là với những doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức. Kinh phí cần chi ra cho rất nhiều khoản như thuê địa điểm tổ chức sự kiện, thuê xe vận chuyển, thuê nhân sự tổ chức, hạng mục tổ chức sự kiện, background sự kiện,…
Nhưng nếu gộp lại thành 1, địa điểm bạn chỉ cần thuê 1 lần, nhân sự thuê 1 lần, xe đi lại thuê 1 lần, chẳng phải là tiết kiệm được tới 3 – 4 lần rồi sao. Ngoài ra, bạn cũng tiết kiệm được khá nhiều công sức cho việc truyền thông sự kiện nữa đấy.
- Nhận được nhiều giá trị cùng lúc
Kết hợp sự kiện với team building, bạn sẽ tạo ra được một chương trình phong phú và đa dạng hơn rất nhiều. Những giá trị về tinh thần đoàn kết, tinh thần hỗ trợ đồng đội, sự sáng tạo, tinh thần vượt khó và các vấn đề mà sự kiện mong muốn.
Những lưu ý khi tổ chức sự kiện kết hợp team building
Tuy là một chương trình rất hoàn hảo, nhưng việc tổ chức quá nhiều việc cùng 1 lúc cũng sẽ mang đến những khó khăn cho những người tổ chức.
Người tổ chức sẽ cùng lúc lên chương trình cho chuyến du lịch, chọn địa điểm sao cho phù hợp, lên kịch bản team building sao cho hấp dẫn, thú vị và tổ chức sự kiện bằng cách nào để hoàn thành được các mục tiêu đặt ra.
Ngoài việc kịch bản, người tổ chức cũng cần lên được danh sách các đối tác cung cấp dịch vụ cho toàn bộ chương trình, đó có thể công ty tổ chức team building chuyên nghiệp, đơn vị cung cấp các hạng mục cho sự kiện như âm thanh, ánh sáng, sân khấu,…Với những người chưa có kinh nghiệm thì việc lựa chọn được đơn vị uy tín sẽ gặp nhiều khó khăn.
Có thể thấy, một chương trình 2 trong 1 là xu hướng tổ chức khá hấp dẫn và tiện lợi cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn cũng cần cẩn thận và tính toàn thật kỹ để không tự gây vất vả cho bản thân và ekip tổ chức của mình.
Cách tốt nhất, bạn hãy chọn cho mình một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp lo cho mình từ A tới Z, bạn sẽ trở thành người quản trị, công ty đó sẽ giúp bạn từ ý tưởng, kịch bản, nhân sự tổ chức, hạng mục tổ chức, liên hệ dịch vụ. Đôi lúc việc chọn đơn vị đã có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức sẽ giúp bạn tiết kiệm được kinh phí hơn là việc bạn phải tự mày mò mọi thứ.
Sự kiện kết hợp team building là xu thế mới trong thị trường tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp, đây là chương trình khá mới mẻ nhưng rất hiệu quả. Hãy cân nhắc đến chương trình này để tiết kiệm thời gian công sức và kinh phí tổ chức thật tốt nhé.
>>> Xem thêm: Nhanh tay set kèo khám phá 2 điểm du lịch giá rẻ như mơ
