Nghệ thuật đàm phán được xem là bí quyết giúp bạn thành công trong các cuộc thương lượng. Bởi bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều mong muốn đạt được kết quả công việc tốt nhất và lợi nhuận tốt nhất. Làm thế nào để thuyết phục được đối tác của mình và đạt được thành công như mong muốn. Hãy cùng Muaban.net tìm hiểu qua những chia sẻ dưới đây nhé!

Đàm phán là gì?

Đàm phán là quá trình tiến hành trao đổi, thảo luận giữa hai hay nhiều bên để đạt được những thỏa thuận. Quá trình đàm phán thường diễn ra khi có những mâu thuẫn hoặc những mối quan tâm chung cần phải giải quyết.

nghệ thuật đàm phán 02

Đàm phán là quá trình tiến hành trao đổi, thảo luận giữa hai hay nhiều bên để đạt được những thỏa thuận.

Những hình thức đàm phán

Chúng ta có thể chia hoạt động đàm phán dựa theo những hình thức mà nó thể hiện. Bao gồm: đàm phán bằng việc gặp mặt trực tiếp, đàm phán thông qua điện thoại, đàm phán qua văn bản.

Trong hoạt động kinh doanh thì mỗi một hình thức đàm phán mà bạn biết cách làm sao sử dụng chúng đúng cách, đúng nơi và đúng lúc.

Đàm phán bằng văn bản

Một số hoạt động đàm phán thông qua hình thức văn bản ở trong các hoạt động kinh doanh, phổ biến như:

Chào hàng

Hoạt động chào hàng bao gồm chào hàng cố định, chào hàng tự do. Trong đó, chào hàng cố định là người chào hàng sẽ bị ràng buộc. Chào hàng tự do là người chào hàng không hề bị ràng buộc đối với việc chào hàng của chính mình.

Đổi giá

Việc đổi giá sẽ xảy ra khi mà một bên từ chối lời đề nghị của bên còn lại. Đồng thời họ sẽ chủ động đưa ra một lời đề nghị mới. Khi ấy thì lời đề nghị mới được đưa ra sẽ trở thành một lời chào hàng mới, việc chào hàng trước đó không còn hiệu lực nữa.

Chấp nhận

Một sự chấp nhận được coi là có hiệu lực khi nó đảm bảo được 4 yếu tố. Bao gồm:

  • Chấp nhận hoàn toàn và vô điều kiện.
  • Chấp nhận khi lời chào hàng vẫn có có hiệu lực.
  • Chấp nhận do người được chào hàng chấp nhận.
  • Chấp nhận khi được truyền đạt thông tin tới trực tiếp người chào hàng.

Xác nhận

Xác nhận là một việc mang giá trị khẳng định lại tất cả những điều đã thỏa thuận ở phiên cuối cùng giữa những bên tham gia thỏa thuận để làm tăng thêm sự chắc chắn, phân biệt với những nội dung đã đàm phán ban đầu.

nghệ thuật đàm phán 03

Đàm phán bằng văn bản

Đàm phán thông qua gặp mặt

Gặp mặt cũng là một nội dung trong nghệ thuật đàm phán. Khi gặp mặt, bạn cũng cần phải thực hiện một số quy trình và hành động cần thiết và quan trọng này:

Hoạt động bắt tay

Bắt tay khi chúng ta gặp gỡ ban đầu và lúc chia tay ra về. Hoặc bắt tay khi chúng ta muốn bày tỏ sự chúc mừng đến với đối phương.

Trao đổi danh thiếp cho nhau

Nên đưa mặt thiếp có chữ để cho dễ đọc. Không nên cầm cả hộp danh thiếp để trao vì như vậy sẽ giống với việc chúng ta đang phân phát vậy, rất không lịch sự. Đưa danh thiếp bằng cả hai tay của mình. Đồng thời đưa và giới thiệu về họ tên, trao danh thiếp tới tay tất cả những người đang có mặt tại buổi đàm phán. Việc nhận danh thiếp cũng cần phải bằng cả hai tay với một thái độ hết sức trân trọng. Không vồ vập, không hờ hững. Nhớ tên cùng chức vụ của người trao danh thiếp trước khi cất nó đi.

Lưu ý khi ứng xử với người phụ nữ trong cuộc đàm phán

Đối với phụ nữ, bạn nên quan tâm, tôn trọng và săn sóc họ.

Gửi lời thăm hỏi đối tác

Nếu bạn muốn gửi lời thăm hỏi đối tác thì bạn nên báo trước. Trong trường hợp muốn tặng hoa cho đối tác, hãy tặng tận tay cho họ. Còn nếu như tặng quà, bạn chỉ nên để chúng ở trên bàn. Đến đúng giờ và ra về đúng lúc như những lời đã hẹn.

Tiếp chuyện với đối tác trong cuộc đàm phán

Ở trong phòng khách nếu có bố trí loại ghế nệm dài, người chủ nhà nên ngồi bên trái và người khách nên ngồi ở bên phải. Tiếp theo sau là những người còn lại sẽ ngồi lần lượt vào các vị trí tiếp theo tùy vào vị trí cấp bậc hay tuổi tác. Khi ngồi tiếp chuyện thì tránh rung đùi, tránh ánh mắt nhìn ngang hay là liếc dọc.

nghệ thuật đàm phán 05

Đàm phán thông qua gặp mặt

Đàm phán qua điện thoại

Khi gọi điện đàm phán thì nên tự giới thiệu về bản thân mình trước. Bao gồm mình là ai? Mình ở đâu và lý do gọi điện là gì? Nếu trong vai trò là người nhận cuộc gọi thì hãy thể hiện thái độ sẵn lòng nghe điện thoại. Dù là gọi điện không gặp mặt trực tiếp nhưng chúng ta vẫn cần phải mỉm cười. Vì mỉm cười sẽ giúp cho bạn định hình được thái độ tích cực trong cuộc nói chuyện, đàm phán này.

Khi nghe điện thoại, hãy để bản thân luôn trong trạng thái sẵn sàng tinh thần ghi chép những điều quan trọng trong nội dung đàm phán. Nhớ là hãy để cho người gọi chủ động kết thúc cuộc nói chuyện.

nghệ thuật đàm phán 04

Đàm phán qua điện thoại

Những nguyên tắc cơ bản trong nghệ thuật đàm phán

9 nguyên tắc cơ bản trong nghệ thuật đàm phán mà nhà kinh doanh nào cũng phải đảm bảo nắm vững vàng:

  • Đàm phán cần được coi là một hoạt động tự nguyện.
  • Trong đàm phán luôn có một bên mong muốn thay đổi tình thế ở hiện tại, tin rằng kế hoạch này có thể thành hiện thực.
  • Mục đích lớn nhất của cuộc đàm phán chính là sự thỏa thuận.
  • Không phải lúc nào cuộc đàm phấn cũng kết thúc bằng những thỏa thuận.
  • Việc không đạt được thỏa thuận như mong muốn đôi khi cũng chính là một kết quả tốt.
  • Không nên để cuộc đàm phán đi vào thế bị phá vỡ hoàn toàn.
  • Thời gian chính là yếu tố quan trọng có ảnh hưởng tới tiến trình, kết quả của cuộc đàm phán.
  • Kết quả đàm phán mỹ mãn nhất chính là có thể cải thiện được tình hình của hai bên trong thời điểm hiện tại.
  • Những người đàm phán của các bên tham gia đàm phán có thể gây ảnh hưởng tới tiến trình đàm phán.
nghệ thuật đàm phán 06

Cần nắm vững nguyên tắc đàm phán để đạt kết quả tốt nhất

Nghệ thuật đàm phán thành công

Tạo ấn tượng tốt ban đầu

Bạn không nên thể hiện sự đối đầu của mình với đối tác ngay khi bắt đầu cuộc đàm phán bằng những sự đòi hỏi, yêu cầu. Trước tiên, cần phải tạo ra bầu không khí dễ chịu, đáng tin cậy trong cuộc đàm phán. Bằng một vài câu nói cá nhân hay bằng những cử chỉ thái độ hết sức hài hước vui vẻ. Đây là một trong những lưu ý để đàm phán thành công mà bạn không thể bỏ qua.

Bạn hãy nhớ rằng, sẽ chẳng bao giờ bạn có cơ hội cho lần thứ hai để có thể tạo nên ấn tượng ban đầu. Chỉ một lần bạn làm tốt, đối tác sẽ nhớ mãi về bạn với những điều tốt nhất. Sau đó, chúng ta mới bắt đầu nói tới chủ đề về những điều bạn muốn đàm phá và thương thuyết.

Chú ý thái độ, cử chỉ, động tác cơ thể trong cuộc đàm phán

Sẽ có ít nhất một nửa nguồn thông tin được truyền đạt ở trong buổi đàm phán là được thông qua, được tiếp nhận. Dựa vào cử chỉ, thái độ cùng với ngôn ngữ cơ thể mà bạn truyền tải. Và có ít nhất một phần ba trong số những thông tin ấy đã được tiếp nhận nhờ vào tiếng nói, giọng điệu và cách nói chuyện.

nghệ thuật đàm phán 07

Chú ý thái độ, cử chỉ, động tác cơ thể trong cuộc đàm phán

Xác định rõ ràng mục tiêu đàm phán

Cần xác định rõ mục tiêu của cuộc đàm phán. Đồng thời bám sát những mục tiêu đó ở trong suốt quá trình chúng ta đàm phán. Người nào không hiểu được rõ ràng bản thân họ mong muốn điều gì thì thường sẽ đạt được những kết quả không như mong muốn. Cho nên, trước khi chúng ta bước vào cuộc thương thảo, đàm phán thì người đàm phán cần phải cố gắng hết sức để chia ra những mục tiêu cuối cùng thành những mục tiêu nhỏ hơn nữa. Có như vậy mới dễ dàng đạt được từng mục tiêu nhanh chóng hơn.

Người đàm phán giỏi là người biết lắng nghe giỏi

Thường thì, những người thắng cuộc thì lúc nào cũng là người biết lắng nghe. Vì biết lắng nghe cho nên họ mới là người thắng cuộc.

Những người đàm phán thực sự quan tâm chú trọng lắng nghe những đối tác của mình nói gì với mình thì người đó mới hiểu được đối tác mong muốn điều gì ở mình. Dễ dàng nắm bắt được tâm lý, thái độ, phản ứng phù hợp đối với mình từ người đối tác.

Biết cách trình bày và sử dụng ngôn ngữ linh hoạt khéo léo

Tốt nhất nên nói về những điều cơ bản nhất và khẳng định với họ rằng bạn cũng đang nghĩ như vậy. Không nên thẳng thắn quá về việc đối tác có cách nhìn nhận sai lầm về một vấn đề nào đó. Hãy ứng xử thật thông minh và khéo léo. Để cả đôi bên cùng cảm thấy thoải mái và đạt được điều mong muốn.

Hy vọng, những chia sẻ thú vị về nghệ thuật đàm phán trên đây sẽ giúp bạn ít nhiều trong những cuộc thương thảo của mình. Đừng quên truy cập Muaban.net thường xuyên để cập nhật thêm thông tin bổ ích nhé!

Phương Dung – Content Writer

 

About the Author

Nguyễn Dung

Phương Dung là CTV mảng content của Mogi.vn. Tốt nghiệp chuyên ngành Ngôn ngữ học, Khoa Văn học - Ngôn ngữ của trường ĐH KH XH NV TP.HCM. Phương Dung là "dân Marketing tay ngang" với 4 năm “hành nghề”. Bỏ túi kha khá kinh nghiệm với lĩnh vực Copywrite. Dung đam mê du lịch và muốn tìm hiểu văn hóa vùng miền trên cả nước.

View All Articles