Mail xin nghỉ việc chắc hẳn là thứ mà không phải ai cũng muốn viết nhưng lại vô cùng cần thiết khi bạn muốn thay đổi công việc. Tuy rằng sau khi nghỉ việc bạn sẽ không liên quan đến công ty nữa nhưng viết mail làm sao để thật tinh tế và tâm lý rất quan trọng. Sau đây Cẩm nang mua bán sẽ hướng dẫn cho bạn cách để viết mail xin nghỉ thật sự khéo léo nhất.
Tại sao nên viết mail xin nghỉ việc?
Xu hướng hiện đại ngày nay khiến mọi người có tư duy và những quan điểm ngày càng cởi mở hơn. Trong công việc cũng vậy, dễ thấy nhất là ở giới trẻ, họ đang có những cơ hội lựa chọn công việc cho mình một cách dễ dàng và thoải mái hơn.
Chính vì lý do này mà rất nhiều nghĩ đến việc bỏ công việc hiện tại để tìm kiếm một cơ hội tốt hơn. Tuy nhiên ai cũng sẽ phải xây dựng uy tín của cá nhân trong lĩnh vực mà mình theo đuổi. Chính vì vậy những việc như là chia tay sếp, đồng nghiệp sao cho suôn sẻ, vừa ý nhất luôn được rất nhiều người quan ta,. Và điều không thể thiếu đó chính là viết mail xin nghỉ việc sao cho chuyên nghiệp và đúng cách để trình bày lý do của mình.
Đây cũng là thủ tục bắt buộc ở nhiều công ty, nhất là công ty lớn. Vậy nên việc trang bị cho mình kỹ năng viết mail xin nghỉ việc chuyên nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Việc viết mail xin nghỉ việc cũng sẽ giúp bạn dễ dàng tìm việc làm sau này hơn, bởi bạn sẽ có được cái nhìn thiện cảm từ HR của công ty cũ, nhờ đó mà các HR có thể giúp đỡ bạn trong quá trình tìm việc sau này.
>>> Có thể bạn quan tâm:
- Việc làm Tân Uyên Bình Dương lương cao, đãi ngộ tốt, có thưởng cuối năm
Hướng dẫn viết mail xin nghỉ việc
Mail là một trong những công cụ phổ biến và thông dụng nhất hiện nay được sử dụng trong các công ty. Nó có chức năng lưu trữ, gửi nhận nhanh chóng và vô cùng dễ dàng. Nên rất nhiều công ty hợp thức hóa việc viết các văn bản quan trọng qua hình thức này, ví dụ như mail xin nghỉ việc.
Tiêu đề mail xin nghỉ việc
Việc đầu tiên khi viết mail mà các bạn cần phải lưu ý đó chính là tiêu đề mail. Tiêu đề khi đặt phải phù hợp với nội dung của mail, trong trường hợp này đó chính là vấn đề nghỉ việc. Có vài công ty sẽ có yêu cầu cụ thể về việc viết tiêu đề mail, nếu không có các bạn có thể tham khảo cấu trúc sau [Họ tên] – Đơn xin nghỉ việc. Hoặc là bạn có thể thêm các chức vụ, vị trí của bản thân hiện tại nếu cần thiết.
Tiêu đề là căn cứ để người nhận biết rằng mục đích mail là gì và nó có quan trọng hay không. Vậy nên các bạn tuyệt đối không được để trống hay là viết tiêu đề mail không rõ ràng.
Soạn mail xin nghỉ việc
Mở đầu
Khi viết mail về vấn đề công việc bạn không cần phải trình bày quá dài dòng, hoa mỹ hay sáng tạo, phá cách. Ngắn gọn và rõ ràng là yếu tố cần ưu tiên, điều này sẽ làm tăng tính chuyên nghiệp của mail hơn.
Ở phần mở đầu các bạn cần đề cập đến các nội dung như: họ và tên, vị trí làm việc, thời gian bắt đầu làm việc; ngày làm cuối cùng. Nếu có thể hãy nêu ngắn gọn lý do bạn xin nghỉ việc.
Lời cảm ơn
Dù trong quá trình làm việc bạn có gặp những vấn đề như thế nào thì trong mail xin nghỉ việc bạn vẫn nên dành lời cảm ơn đến công ty. Sẽ có một vài công ty liên hệ với công ty cũ để xin những thông tin về bạn, vậy nên việc lưu lại ấn tượng tốt với nơi mình từng làm việc là điều cần thiết.
Ngoài ra khi bạn viết mail xin việc thì sẽ cần thời gian để xét duyệt. Đôi khi sẽ mất từ 2 đến 4 tuần và bạn vẫn phải tiếp tiếp tục làm việc trong khoảng thời gian đó. Hãy tranh thủ thời gian này để hợp tác và bàn giao công việc với những người xung quanh.
Lý do xin nghỉ việc
Tại phần này các bạn có thể nêu ra những lý do mà bản thân muốn nghỉ việc và những vấn đề liên quan khác. Có hai hướng mà bạn có thể tham khảo:
- Nếu như bạn đang gặp những vấn đề tiêu cực như bị chèn ép hoặc bất công,… Bạn cũng có thể đề cập đến những lý do trên để cấp trên có được cái nhìn khách quan nhất. Hãy cố gắng trình bày một cách khách quan và công tâm, không nên quá gay gắt. Vấn đề cần được trình bày ngắn gọn và dễ hiểu.
- Nếu như bạn gặp những vấn đề cá nhân thì chỉ nên viết những lý do nghỉ việc nhẹ nhàng. Không nên đổ lỗi hay trách cứ bất kỳ thành viên nào trong công ty.
Bàn giao công việc
Đây là phần không thể thiếu trong khi viết mail xin nghỉ việc. Phần này sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp cũng như trách nhiệm của bạn đối với công việc tại công ty. Ban lãnh đạo sẽ dựa vào đây để đánh giá sự nghiêm túc của bạn.
Các bạn hãy list ra những công việc và dự án hiện tại và những vấn đề liên quan. Đề cử những người có thể thay thế vị trí của mình, và hãy bày tỏ sự sẵn lòng hợp tác trong quá trình bàn giao này nhé.
Lời chào cuối thư và ký tên
Và cuối thư bạn nên dành lời cảm ơn đến ban lãnh đạo công ty để tạo sự chuyên nghiệp cho mail của mình. Hãy dành lời chúc đến công ty và ký tên mình ở cuối thư.
Cách gửi mail xin nghỉ việc
Mail xin nghỉ việc sẽ được gửi đến cho những người có thẩm quyền giải quyết. Nếu như bạn là nhân viên thì có thể gửi cho sếp của bạn; hoặc là trưởng phòng thì có thể gửi đến bạn giám đốc. Một số công ty sẽ yêu cầu bạn gửi mail đến phòng nhân sự để nhận hồ sơ và chuyển đến người có thẩm quyền giải quyết.
Nắm rõ điều này sẽ giúp tuân thủ được những quy định tại công ty cũng như thể hiện được sự tôn trọng đối với cấp trên của mình. Lưu ý rằng không được vượt cấp khi chưa thông qua sự đồng ý của sếp, điều này đôi khi sẽ khiến bạn mất đi sự chuyên nghiệp đấy.
Lưu ý trong cách viết mail xin nghỉ việc
Các điều nên ghi
- Ghi rõ thời gian nghỉ việc: Bạn cần nhắc tới điều này trong mail để công ty có thể kịp thời tìm người thay thế vị trí của bạn. Bạn cũng sẽ dễ dàng hơn trong việc bàn giao công việc mà không gặp phải những rắc rối không đáng có. Đồng thời bạn cũng phải gửi mail đúng thời hạn. Nếu là nhân viên thời vụ thì nên gửi mail trước 3 ngày, còn nếu là lao động có thời hạn thì nên gửi trước 30 ngày.
- Lý do thuyết phục: Một lý do thuyết phục chắc chắn sẽ giúp bạn có thể nghỉ việc thuận lợi hơn. Bạn nên chọn một lý do chân thành và cụ thể, nên tránh những lý do quá chung chung vì sẽ rất khó để thuyết phục. Cũng nên tránh những lý do quá gay gắt hay mang tính đả kích vì sẽ dễ tạo ra những ấn tượng xấu đối với sếp và đồng nghiệp.
- Nói về các dự án dang dở: Để không ảnh hưởng đến tiến độ công việc cũng như đồng nghiệp thì bạn nên báo cáo những dự án và công việc hiện tại một cách chính xác. Việc này sẽ giúp bàn giao công việc thuận lợi hơn cho cả bạn và công ty.
- Lời cảm ơn: Dù không tiếp tục làm việc tại công ty nhưng bạn cũng nên dành lời cảm ơn vì khoảng thời gian đã giúp bạn trưởng thành hơn.
Các điều không nên ghi
- Nói xấu, chỉ trích đồng nghiệp và cấp trên: Đây là một điều bạn không nên viết dù cho bạn không còn làm việc với họ nữa. Nếu như bạn có những bất mãn về môi trường làm việc thì nên bày tỏ trực tiếp một cách nhẹ nhàng với cấp trên trước khi rơi rời khỏi công ty.
- Viết sơ sài, cẩu thả: Để thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân cũng như tạo ấn tượng với người nhận thì bạn nên tránh vấn đề này. Đôi khi nó còn khiến lý do nghỉ việc của bạn trở nên không thuyết phục và khó khăn trong việc gặp mặt để xin nghỉ. Vậy nên ngay từ đầu bạn nên đầu tư công sức vào mail để gây ấn tượng tốt với cấp trên.
- Thông báo với nhiều người khác trước khi gửi mail: điều này đồng nghĩa với việc người nhận mail sẽ là người cuối cùng biết được thông tin. Sẽ không vui nếu như sếp bạn tình cờ nghe được thông tin bạn nghỉ việc từ người khác trước khi nhận được mail.
- Chỉ gửi mail mà không gặp mặt: mail là điều cần thiết trong thủ tục xin nghỉ việc. Tuy nhiên bạn cũng cần phải gặp mặt trực tiếp để có thể giải quyết và trao đổi vấn đề một cách rõ ràng hơn. Đây cũng là dịp để bạn có thể gây lại ấn tượng tốt với sếp và đồng nghiệp tại công ty cũ.
Mẫu mail xin nghỉ việc bằng tiếng Việt
Link down mẫu mail xin nghỉ việc bằng tiếng Việt: Tại đây
Mẫu mail xin nghỉ việc bằng tiếng Anh
Link down mẫu mail xin nghỉ việc bằng tiếng Anh: Tại đây
Ngoài một số hướng dẫn về cách viết mail xin nghỉ việc sao cho phù hợp bạn cũng có thể tìm công việc mới nhanh chóng tại việc làm Đức Trọng.
Mong rằng bài viết trên của Muaban.net có thể giúp bạn viết mail xin nghỉ việc tốt hơn. Không chỉ để trở nên chuyên nghiệp hơn mà còn giúp những ngày cuối cùng của bạn tại công ty thật sự tốt đẹp.
| Nếu muốn biết thêm về các chia sẻ kinh nghiệm dành cho dân văn phòng, công sở ngoài mẹo viết mail xin nghỉ việc, xem ngay tại Mua Bán: |
>>>Xem thêm
- Lương cứng là gì & Cách tính lương cứng “chuẩn xác” nhất
- Biên bản sự việc là gì? Mẫu biên bản sự việc chuẩn nhất 2022
