Mail xin nghỉ việc chắc hẳn là thứ mà không phải ai cũng muốn viết nhưng lại vô cùng cần thiết khi bạn muốn thay đổi công việc. Tuy rằng sau khi nghỉ việc bạn sẽ không liên quan đến công ty nữa nhưng viết mail làm sao để thật tinh tế và tâm lý rất quan trọng. Sau đây Blog.muaban.net sẽ hướng dẫn cho bạn cách để viết mail xin nghỉ thật sự khéo léo nhất.

Hướng dẫn viết mail xin nghỉ việc

Tiêu đề mail xin nghỉ việc

Tiêu đề của mail xin nghỉ bạn cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau đây:

  • Đưa ra được mục đích chính (ở đây là xin nghỉ việc)
  • Thông tin bản thân (họ tên đầy đủ, nếu số lượng nhân viên công ty quá đông bạn có thể ghi kèm mã số nhân viên nếu có)
  • Vị trí chức danh (điều này sẽ giúp cho giám đốc hoặc cấp trên của bạn hiểu được vị trí của bạn tại công ty)

Từ đó ta sẽ có mẫu tiêu đề như sau: Thư (đơn) xin nghỉ việc của … (tên người gửi) – … (vị trí/ chức danh)

Ví dụ: Thư xin nghỉ việc của Trần Văn A – Leader phòng ABC

Mail Xin Nghỉ Việc

Soạn mail xin nghỉ việc

Mail xin nghỉ việc đầy đủ cần phải có đủ 5 phần sau đây:

  • Mở đầu
  • Lời cảm ơn
  • Lý do xin nghỉ việc
  • Bàn giao công việc
  • Lời chào ở cuối thư và ký tên

Mail Xin Nghỉ Việc

Mở đầu

Trong đó phần mở đầu mail yêu cầu bạn phải có đầy đủ các thông tin sau:

  • Tên người nhận, nơi nhận mail xin nghỉ việc
  • Thời gian rời khỏi công ty

Phần này bạn nên viết cô đọng và càng ngắn càng tốt.

Lời cảm ơn

Hãy nhớ rằng dù trong quá trình làm việc ở công ty bạn có gặp phải vấn đề gì đi chăng nữa thì lời cảm ơn là điều không thể thiếu trong mail xin nghỉ việc. Không ít công ty sẽ chủ động liên hệ đến “sếp cũ” hoặc nhân sự công ty cũ để lấy thông tin về bạn. Vậy nên việc này không chỉ giúp bạn có được sự đánh giá tốt hơn từ những thành viên của công ty cũ mà còn giúp khả năng tìm việc mới dễ dàng hơn đôi chút.

Ngoài ra không phải khi bạn gửi mail xin việc bạn sẽ được cho thôi công việc ngay. Đôi khi bạn sẽ phải tiếp tục làm việc từ 2 – 4 tuần. Khi ấy việc hợp tác giữa mọi người với nhau để bàn giao công việc vô cùng quan trọng.

Vậy nên hãy tỏ ra sự chuyên nghiệp của mình bằng cách bày tỏ lòng biết ơn đến đồng nghiệp và công ty.

Lý do xin nghỉ việc

Đây sẽ là phần bạn có thể nêu ra lý do bản thân muốn nghỉ việc và những vấn đề liên quan. Ở đây bạn có thể viết theo hai hướng:

  • Nếu bạn thật sự gặp vấn đề với cấp trên do bị chèn ép hoặc bất công trong công việc, … Bạn có thể viết rõ lý do trên ra để cấp trên có được cái nhìn chính xác nhất. Tuy nhiên cũng không nên quá gay gắt mà hãy nêu rõ vấn đề một cách công tâm nhất. Cùng với đó không nên quá dài dòng mà hãy viết ngắn gọn dễ hiểu.
  • Nếu bạn có vấn đề riêng không thể tiếp tục công việc hoặc muốn không muốn ảnh hưởng đến mối quan hệ của công ty với bạn thì có thể chọn cách viết lý do nghỉ nhẹ nhàng, không đổ lỗi cũng như trách bất kỳ một ai trong công ty. 

Bàn giao công việc

Luôn luôn là phần không thể thiếu trong mail xin nghỉ việc. Đây là bằng chứng cho sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của bản thân đối với công việc. Cùng với đó bạn cũng cho ban lãnh đạo thấy được sự nghiêm túc của mình.

Mail Xin Nghỉ Việc

Để viết phần này được dễ đọc, dễ hiểu và chuyên nghiệp thì hãy nên list ra các công việc hoặc dự án hiện tại, mối quan hệ với các dự án liên quan và đề cử người có thể thay thế vị trí của mình. Và đừng quên bày tỏ sự sẵn lòng hợp tác trong giai đoạn bàn giao công việc. Đồng thời cam kết chất lượng công việc đến ngày cuối cùng.

Cuối thư

Phần này cũng quan trọng không kém để tạo nên một lá đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp. Hãy gửi đến ban lãnh đạo công ty hoặc leader lời cảm ơn và lời chào trân trọng nhất. Không quên chúc công ty thành công và ký tên.

Cách gửi mail xin nghỉ việc

Mail xin nghỉ việc phải được gửi đến người có thẩm quyền giải quyết. Nếu bạn là nhân viên thì có thể gửi đến sếp của bạn. Nếu bạn là trưởng phòng thì có thể gửi đến ban giám đốc. Ngoài ra bạn cũng có thể gửi đến phòng nhân sư. Phòng nhân sự sẽ tiếp nhận hồ sơ và chuyển đến người có thẩm quyền giải quyết.

Điều này không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng quy trình công ty mà còn thể hiện sự tôn trọng với cấp trên của bạn. Bạn cần phải lưu ý là không được vượt cấp khi chưa thông qua sếp của bạn. Điều này sẽ gây ra không ít phiền toái cũng như mất đi sự chuyên nghiệp của bản thân.

Mail Xin Nghỉ Việc

Xem thêm: Xe đạp giá rẻ và tất tần tật kinh nghiệm mua xe

Mẫu mail xin nghỉ việc

Sau đây là mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn mà blog.muaban.net biên soạn để gửi đến bạn:

<Tiêu đề thư: Thư xin nghỉ việc của … (tên người gửi) – … (vị trí/ chức danh)>

“Kính gửi anh/chị (tên người nhận) – (vị trí/chức danh)!

Em tên … (tên của bạn) – Hiện đang làm … (vị trí/chức danh của bạn) tại … (tên công ty). Hiện em gửi thư này để xin nghỉ việc sau ngày … (thời điểm muốn rời khỏi công ty)

Em rất lấy làm tiếc vì sẽ không còn được làm việc tại … (tên công ty) trong thời gian sắp tới. Em thành thật sự biết ơn và cảm ơn công ty đã tạo điều kiện cho em làm việc tại đây. Trong thời gian qua em đã học được rất nhiều kiến thức bổ ích và được giúp đỡ rất nhiều từ các đồng nghiệp trong công ty. Đây đều là những trải nghiệm và kinh nghiệm quý giá sẽ theo em ở hiện tại và tương lai.

Thời điểm hiện tại em đang có một số trục trặc vấn đề cá nhân và khó có thể đảm bảo được những yêu cầu công việc mà công ty đề ra. Vậy nên hôm nay em viết thư này để xin được dừng làm việc với công ty sau này … (thời điểm muốn rời công ty) để không làm ảnh hưởng đến phòng ban nói riêng và công ty nói chung.

Em rất lấy làm tiếc và hứa sẽ cố gắng hoàn thành các công việc còn lại. Đồng thời bàn giao đầy đủ công việc cho bất kỳ người thay thế vị trí của mình để không làm ảnh hưởng đến công ty trong thời điểm hiện tại và sau này.

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn anh/ chị và công ty đã thật sự tin tưởng và giúp đỡ em trong suốt thời gian vừa qua. Xin chúc công ty luôn đạt nhiều thành công và ngày càng phát triển hơn trong tương lai.

Trân trọng!

Chữ ký

(Họ tên)”

Lưu ý trong cách viết mail xin nghỉ việc

Ghi rõ thời gian nghỉ việc

Thời gian xin nghỉ việc là phần không thể thiếu trong mail. Bạn cần ghi rõ ràng cụ thể thời gian xin nghỉ để công ty tìm người mới thay thế. Điều này không chỉ tốt cho công ty mà còn giúp bạn bàn giao công việc dễ dàng hơn mà không gặp phải những rắc rối không đáng có.

Ngoài ra cũng cần gửi mail xin nghỉ việc đúng thời gian. Nếu bạn là lao động thời vụ thì có thể gửi mail trước 3 ngày. Nếu bạn có hợp đồng lao động thời hạn cần gửi trước 30 ngày. Còn nếu bạn là hợp đồng không thời hạn thì phải gửi trước 45 ngày.

Lý do nghỉ việc thuyết phục

Một lý do thuyết phục chắc chắn sẽ giúp sếp bạn tạo điều kiện ra đi thuận lợi và nhẹ nhàng hơn. Cùng với đó sếp cũng không thể từ chối và cũng không tạo ra khúc mắc trong công ty.

Lưu ý hãy đưa ra lý do một cách chân thành và cụ thể chứ đừng đưa ra các lý do chung chung. Điều này thật sự rất khó thuyết phục và bạn cũng sẽ bị cho rằng không chuyên nghiệp trong công việc.

Mail Xin Nghỉ Việc

Ngoài ra những lý do xin nghỉ của bạn cũng đừng nên quá gay gắt hoặc có tính đả kích cao. Điều này thật sự sẽ để lại cho những người ở lại ấn tượng rất xấu về bạn. Và có thể việc bàn giao công việc và nghỉ của bạn sẽ trở nên khó khăn hơn.

Nói rõ về dự án dang dở

Để chắc chắn việc xin nghỉ của bạn được dễ dàng và không ảnh hưởng các đồng nghiệp khác. Bạn nên báo cáo rõ ràng về những dự án hoặc công việc hiện tại. Từ đó giúp việc bàn giao công việc suôn sẻ hơn và bạn cũng không bị ảnh hưởng sau khi nghỉ.

Đừng quên lời cảm ơn

Dù sẽ không còn làm việc tại công ty đi nữa thì lời cảm ơn cũng không nên bị bỏ qua trong mail xin nghỉ việc. Bởi dù xảy ra chuyện gì đi nữa thì thật sự công ty đã giúp bạn trưởng thành hơn nhiều phải không nào. Vậy nên 2 chữ “cảm ơn” không bao giờ là thừa khi bạn sử dụng trong trường hợp này.

Mail Xin Nghỉ Việc

Mong rằng bài viết trên của muaban.net có thể giúp bạn viết mail xin nghỉ việc tốt hơn. Không chỉ để trở nên chuyên nghiệp hơn mà còn giúp những ngày cuối cùng của bạn tại công ty thật sự tốt đẹp.

Lan Anh

Viết tiêu đề mail xin nghỉ việc như thế nào?

Tiêu đề mail xin nghỉ việc có mẫu như sau: Thư (đơn) xin nghỉ việc của … (tên người gửi) – … (vị trí/ chức danh)

Soạn mail xin nghỉ việc cần các phần nào?

  • Mở đầu
  • Lời cảm ơn
  • Lý do xin nghỉ việc
  • Bàn giao công việc
  • Lời chào ở cuối thư và ký tên

Gửi mail xin nghỉ việc cho ai?

Mail xin nghỉ việc phải được gửi đến người có thẩm quyền giải quyết. Nếu bạn là nhân viên thì có thể gửi đến sếp của bạn. Nếu bạn là trưởng phòng thì có thể gửi đến ban giám đốc. Ngoài ra bạn cũng có thể gửi đến phòng nhân sư. Phòng nhân sự sẽ tiếp nhận hồ sơ và chuyển đến người có thẩm quyền giải quyết.

Lưu ý gì trong cách viết mail xin nghỉ việc?

  • Ghi rõ thời gian nghỉ việc
  • Lý do nghỉ việc thuyết phục
  • Nói rõ về dự án dang dở
  • Đừng quên lời cảm ơn