Cách viết email bằng tiếng Anh là kỹ năng cơ bản mà hầu như ai cũng cần phải nắm. Một email đúng chuẩn sẽ mang lại ấn tượng tốt cho người nhận. Đồng thời khiến cho bạn có nhiều cơ hội hơn trong học tập, làm việc.
Nếu như bạn chưa biết cách bắt đầu viết email bằng tiếng Anh như thế nào. Hãy tham khảo trong bài viết này nhé.
Tại sao cách viết email bằng tiếng Anh rất quan trọng?
Ngày nay, trong rất nhiều lĩnh vực, tiếng Anh trở thành ngôn ngữ chủ yếu. Chẳng hạn, khi học tập, làm việc trong môi trường quốc tế, chúng ta hầu như phải sử dụng tiếng Anh nhiều hơn bình thường.
Khi cần trao đổi thông tin hoặc ứng tuyển công việc cho công ty nước ngoài, việc viết email xin việc bằng tiếng anh là điều tất nhiên.
Nhưng vấn đề đặt ra là, không phải ai cũng có kinh nghiệm trong cách viết thư email bằng tiếng anh. Do đó, không chỉ tốn thời gian trong quá trình chuẩn bị, soạn thảo nội dung. Chúng ta còn dễ gặp phải những sai sót nhất định.
Viết email bằng tiếng anh theo chủ đề là 1 kỹ năng quan trọng mà chúng ta cần học hỏi và rèn luyện từ sớm.
Bởi lẽ, với 1 email tiếng Anh đúng chuẩn. Người nhận sẽ đánh giá cao sự hiểu biết, chuyên nghiệp của bạn. Cũng nhờ đó mà người nhận thường có cảm tình hơn khi đọc email.
Đó là chưa kể, thông qua cách viết email, bạn còn nâng cao khả năng được nhận công việc, học bổng,… hấp dẫn.
>>> Có thể bạn quan tâm: CV tiếng Anh khó hay dễ viết? Lưu ý gì khi viết CV tiếng Anh?
Nội dung cơ bản cần có trong email bằng tiếng Anh
Trước khi xác định cách viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp thông qua từ ngữ, văn phong, bạn cần phải biết những nội dung cơ bản nào cần có trong email. Cụ thể như sau:
Phần mở đầu
Phần mở đầu của 1 bức thư rất quan trọng. Thể hiện sự lịch sự, tôn trọng của người viết. Đối với thư tiếng Anh, phần này không quá phức tạp.
Thông thường, người ta sẽ bắt đầu bằng cách chào hỏi và xưng hô với người nhận.
Ví dụ:
Dear Mr. Doe/ Mrs. Green/ Miss Leo
Nếu người nhận email là phụ nữ đã kết hôn, thì hãy dùng Mrs. Còn phụ nữ chưa lập gia đình là Miss. Trong trường hợp không biết phụ nữ đã lấy chồng chưa, bạn có thể xưng hô:
Dear Sir/ Dear Madam
Trong trường hợp không quá trịnh trọng, bạn có thể xưng hô tên mà không cần những từ như Mr, Mrs, Miss. Nhưng chỉ nên xưng hô bằng Last name. Tức là họ của người đó nhé.
Nếu người nhận thư là người Việt, bạn cũng thực hiện cách xưng hô tương tự. Nhưng thay vì xưng họ, hãy xưng hô bằng cả họ tên. Hoặc chỉ tên riêng của người đó.
Phần nội dung chính
Đây là phần quan trọng nhất của bức thư.
Chắc hẳn không ít người cảm thấy khó khăn khi tìm nội dung cũng như văn phong sao cho phù hợp. Thông thường, đối với email xin việc, bạn có thể mở đầu bằng cách thể hiện sự quan tâm của mình với công việc. Sau đó đặt vấn đề chính. Nội dung liên quan tới mục đích viết thư.
Trong các mẫu câu viết email bằng tiếng anh, không thể thiếu phần CV đính kèm. Cùng với đó là các chứng chỉ, chứng nhận liên quân. Cho nên, đừng quên các file này nhé.
Phần kết thúc
Cuối cùng của bức thư, bạn chỉ cần cảm ơn và kí tên. Tuy đơn giản như vậy, nhưng không phải ai cũng nhớ tới bước này.
Khi cảm ơn, bạn nên ghi rõ lý do tại sao. Chẳng hạn, có thể viết:
- Thank you for your cooperation. (Cảm ơn vì sự hợp tác của bạn)
- Thank you for your consideration. (Cảm ơn vì sự quan tâm của bạn)
Khi kết thúc thư, bạn nên ghi rõ họ tên để người đọc thư biết người viết thư là ai. Hơn nữa, đây cũng là cách thể hiện sự tôn trọng.
Trước khi ghi đầy đủ họ tên để kí tên, bạn nên viết kèm:
Yours faithfully/ Yours sincerely/ Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly (Trân trọng).
Cách viết email bằng tiếng anh cho những mục đích khác nhau
Nhìn chung, mẫu viết email bằng tiếng anh trên mạng rất nhiều. Nhưng chúng ta vẫn nên trang bị kiến thức và kỹ năng để tự viết email cơ bản. Ngoài những nội dung cơ bản kể trên, chúng ta cũng nên linh hoạt thay đổi đối với những mục đích viết thư khác nhau.
Cách viết email bằng tiếng anh để xin việc
Email xin việc là 1 trong những loại email phổ biến, thông dụng hơn cả khi hình thức xin việc online ngày càng trở nên phát triển.
Ở phần mở đầu, bạn sử dụng cấu trúc Dear,… Tuỳ theo người mà bạn gửi mail là ai, mà nên chọn cách xưng hô cho phù hợp. Nếu như không phải gửi cho 1 cá nhân mà là cho phòng tuyển dụng, thì bạn có thể viết Dear Recruitment Team.
Là 1 người chủ động viết email để ứng tuyển cho vị trí công việc, bạn nên đặt vấn đề khéo léo và dẫn dắt khoa học. Có thể sử dụng mẫu câu dưới đây:
I am writing to apply for the position of … ( Tôi viết thư này để xin ứng tuyển vào vị trí …)
Tiếp theo, bạn có thể nói sơ lược về kinh nghiệm và mong muốn làm việc của bản thân. Không nên ghi quá dài dòng trong email. Vì những năng lực của bạn sẽ được nhìn nhận, đánh giá thông qua CV đính kèm.
Chú ý đến các lỗi chính tả, ngữ pháp và các dấu câu. Các lỗi này sẽ làm bạn mất nhiều điểm trong mắt người tuyển dụng đấy.
Nếu như trong nội dung mail có đề cập đến kiến thức hay quan điểm liên quan tới kinh tế. Cụ thể hơn là kinh doanh, thì bạn nên tìm hiểu thêm thuật ngữ chuyên dùng để viết email bằng tiếng anh trong kinh doanh. Thông qua cách viết thư, nhà tuyển dụng cũng phần nào đánh giá được mức độ hiểu biết và chuyên nghiệp của ứng viên.
Bạn có thể tham khảo thêm về cách viết email gửi cv bằng tiếng anh để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tránh những lỗi sai thường gặp.
>> Tải mẫu tham khảo mẫu email xin việc bằng tiếng anh tại đây
Cách viết email bằng tiếng anh để cảm ơn
Trong trường hợp viết email cảm ơn bằng tiếng anh, bạn cũng phân chia bố cục của thư tương tự như mẫu đơn xin việc. Cách xưng hô tuỳ thuộc vào đối tượng người nhận là ai. Chẳng hạn, nếu viết email cho bộ phận tuyển dụng của công ty, cấp trên, thì nên thêm các từ Mr, Mrs, Ms để thể hiện sự trang trọng, lịch sự.
Nhưng trong trường hợp viết email cảm ơn đối với những người thân thiết như bạn bè, đồng nghiệp,… thì chỉ cần xưng hô tên riêng như bình thường.
Trong thư, bạn có thể mở đầu bằng việc nêu lí do tại sao lại viết bức thư cảm ơn này. Lồng ghép những suy nghĩ, mong muốn hoặc đề nghị của bạn sau đó nếu cảm thấy cần thiết.
Vì là thư cảm ơn, cho nên không cần sử dụng những từ ngữ chuyên ngành, quá mức trịnh trọng. Thay vào đó, trong cách viết email bằng tiếng anh để cảm ơn, lại nên hướng tới sự chân thành.
Những cách viết email bằng tiếng anh để hỏi hoặc cung cấp thông tin
Việc viết email để hỏi hoặc cung cấp thông tin nào đó cũng khá phổ biến. Trong trường hợp bạn là người chủ động hỏi, thì hãy thực hiện yêu cầu hỏi rõ ràng thông qua các mẫu câu như: Could you please let me know if …? (Bạn có thể cho tôi biết liệu rằng…)
I would appreciate it if you could … (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu như bạn có thể …)
Câu hỏi cần được nêu ngắn gọn, chính xác để người nhận mail nắm được ý chính và phản hồi nhanh chóng nhất.
Còn trong trường hợp cung cấp thông tin cho người khác, bạn có thể sử dụng những mẫu câu dưới đây tuỳ theo ý nghĩa tốt hay xấu.
We are happy to let you know that… (Chúng tôi vui mừng khi thông báo cho bạn …)
We regret to inform you that… (Chúng tôi rất tiếc khi thông báo cho bạn…)
Cách viết email bằng tiếng anh trên đây hi vọng sẽ mang lại cho bạn những kinh nghiệm cần thiết. Tuỳ theo loại email cũng như trường hợp nhất định, bạn có thể thay đổi sao cho linh hoạt nhất. Để có thêm nhiều kinh nghiệm hơn trong lĩnh vực này, hãy xem thêm nhiều bài viết khác trên muaban.net nhé.
Tại sao cần viết email bằng tiếng anh?
Ngày nay, trong rất nhiều lĩnh vực, tiếng Anh trở thành ngôn ngữ chủ yếu. Khi cần trao đổi thông tin hoặc ứng tuyển công việc cho công ty nước ngoài, việc viết email xin việc bằng tiếng anh là điều tất nhiên.
Lưu ý gì trong cách viết email tiếng anh xin việc?
Trong các mẫu câu viết email bằng tiếng anh, không thể thiếu phần CV đính kèm và các chứng chỉ, chứng nhận liên quân. Cho nên, đừng quên các file này nhé.
Cách viết email bằng tiếng anh có khác nhau cho từng mục đích?
Mỗi mục đích khác nhau bạn cần điều chỉnh cấu trúc nội dung sao cho phù hợp nhất.
Cách viết email bằng tiếng anh để cảm ơn thế nào?
Trong trường hợp viết email cảm ơn bằng tiếng anh, bạn cũng phân chia bố cục của thư tương tự như mẫu đơn xin việc. Cách xưng hô tuỳ thuộc vào đối tượng người nhận là ai.
