Cách viết biên bản cuộc họp hoàn chỉnh và chuẩn xác nhất

Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp (gọi vắn tắt là biên bản họp) là loại văn bản ghi lại những gì đã diễn ra trong buổi họp nội bộ hoặc giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đoàn thể với nhau. Văn bản này thường là tổng hợp nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia. Khi kết thúc mọi người tham dự sẽ ký xác nhận và cam kết về những điều đã trình bày hoặc thống nhất trong buổi họp đó.

Trong mỗi cuộc họp, thư ký (người chịu trách nhiệm ghi lại nội dung buổi họp) có trách nhiệm điểm danh số người tham gia. Đồng thời thư ký cũng sẽ ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng, then chốt nhất theo diễn biến của cuộc họp.

Người thư ký có vai trò cực kỳ quan trọng là người ghi nội dung cuộc họp. Thư ký cần biết cách viết biên bản cuộc họp chuẩn xác cũng như khả năng ghi tay hoặc đánh máy nhanh. Đảm bảo câu từ chỉn chu, rõ ràng và đặc biệt là không thêm bớt bất kỳ nội dung nào.

Vai trò của biên bản họp

Biên bản họp/ cuộc họp được xem là loại tài liệu ghi chép cụ thể những việc đã và đang xảy ra. Văn bản chưa có hiệu lực về mặt pháp lý. Nhưng đây vẫn là tài liệu quan trọng để chứng minh cho các sự kiện thực tế đã diễn ra. 

Nhờ biên bản hợp, các yêu cầu, chỉ đạo của cấp trên cũng như ý kiến xây dựng, đóng góp  của nhân viên… được tổng hợp để về sau có thể dễ dàng đưa ra phương án, giải quyết phù hợp, kịp thời.

Đây cũng là một văn bản có hiệu lực như lời nhắc nhở của cá nhân, phòng ban đã ký xác nhận và các cam kết của họ. Tương tự như một checklist công việc cần phải thực hiện.

Biên bản cuộc họp cũng là tiền đề để người tham gia các cuộc họp có cùng nội dung sau đó có thể theo dõi, kiểm tra và đôn đốc các công việc cần phải thực hiện  

Có những loại biên bản họp nào?

Tùy vào đặc điểm của cuộc họp cũng như từng cơ quan, tổ chức, đơn vị mà biên bản sẽ có những loại khác nhau. Trong đó một số loại biên bản phổ biến thường thấy là:

• Biên bản họp nội bộ công ty
• Biên bản họp giao ban
• Biên bản họp lớp
• Biên bản họp phụ huynh học sinh
• Biên bản họp chi bộ
• Biên bản cuộc bằng tiếng Anh
• Biên bản họp cơ quan
• Biên bản họp phòng/ban
• Biên bản họp công đoàn
• Biên bản họp giữa 2 công ty,….

>>>Tìm hiểu thêm: Biên bản sự việc là gì? Mẫu biên bản sự việc chuẩn nhất 2022

Biên bản họp thường gồm nội dung nào?

Mặc dù thực tế sẽ tùy thuộc vào nội dung và đặc điểm riêng của mỗi cuộc họp nội dung biên bản sẽ có những điều và mục thích hợp nhất. Tuy nhiên, cách ghi biên bản cuộc họp chuẩn nhất định phải có các nội dung sau đây:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ.
• Tên cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp kèm theo số biên bản, tên biên bản.
• Địa điểm, ngày… tháng… năm… giờ… (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản).
• Các thành phần tham gia cuộc họp.
• Họ và tên của người chủ trì cuộc họp và họ và tên thư ký.
• Nội dung chính và các mục diễn ra trong cuộc họp.
• Riêng phần báo cáo cần ghĩ rõ ràng và chi tiết tên chức vụ người trình bày báo cáo. Tóm tắt nội dung báo cáo. Xem báo cáo kèm theo (nếu có văn bản kèm theo).

• Kết luận và các quyết định được thông qua trong cuộc họp.
• Thời gian kết thúc cuộc họp
• Chữ ký xác nhận của các bên tham gia cuộc họp.

Các yêu cầu cần có khi viết biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là loại văn bản hành chính quan trọng cần độ chính xác cao. Do đó cần nhiều lưu ý khi làm biên bản cuộc họp. Cụ thể là:

Thứ nhất, chuẩn bị sẵn mẫu

Để đảm bảo bắt kịp tiến độ và ghi chính xác những nội dung diễn ra trong cuộc họp người thư ký/hoặc người được phân công nhiệm vụ ghi chép cần chuẩn bị sẵn mẫu biên bản cuộc họp với các nội dung sau đây:

• Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp
• Thành phần tham gia
• Nội dung cuộc họp
• Kết luận khi kết thúc cuộc họp

Thứ hai, tốc độ ghi chép/đánh máy nhanh, tập trung

Là người chịu trách nhiệm ghi chép nội dung cuộc họp thì bạn phải có tốc độ ghi tốc ký nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng trong suốt cuộc họp. Hãy chăm chú lắng nghe. Tốt nhất nên có sẵn sổ ghi chép và máy tính để có thể lưu lại các thông tin. Thậm chí có thể dùng máy ghi âm để đảm bảo thông tin trong biên bản được trình bày rõ ràng và chính xác nhất.

Thứ ba, chỉ ghi trọng tâm

Khi các thành viên phát biểu sẽ có những dài dòng nhưng cần tóm tắt lại và chỉ ghi trọng tâm. Cách ghi biên bản cuộc hợp chuẩn nhất là không trình bày dài dòng, lan man hoặc nội dung không cần thiết vì vừa làm mất thời gian vừa làm bạn xao nhãng và bỏ lỡ những thông tin quan trọng.

Thứ tư, đảm bảo thông tin chính xác tuyệt đối

Yếu tố chính xác là chìa khóa then chốt của biên bản họp cho mọi cơ quan, tổ chức. Vì đây là căn cứ để lãnh đạo công ty, người có thẩm quyền điều hành một số vấn đề sau đó nên cần độ chính xác rất cao. Chính vì điều này mà người ghi cần có tính khách quan, trung thực. Tuyệt đối không thêm hoặc bớt hay tự ý bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp.

Bạn có thể tham khảo một số việc làm qua:

Mẫu biên bản cuộc họp chuẩn dùng cho mọi trường hợp

Nếu bạn muốn biết cách viết biên bản cuộc họp nhanh thì hãy tải mẫu biên bản cuộc họp chuẩn nhất tại đây. Hoặc coppy mẫu biên bản cuộc họp nội dung sau đây (nguồn https://luatvietnam.vn/)

Biên bản cuộc họp

CƠ QUAN, ĐƠN VỊ…. ——–  Số: ………………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ————— ………, ngày …… tháng …… năm ……

BIÊN BẢN CUỘC HỌP

Về việc………………..………..

Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm …..

Tại ……………………………………………………………………………..

Diễn ra cuộc họp với nội dung ……………………………………………..

I. Thành phần tham dự:

1. Chủ trì : Ông/Bà …………………….….. Chức vụ: …..………………

2. Thư ký: Ông/Bà ………………………… Chức vụ: ……………………

3. Thành phần khác:

……………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………….

II. Nội dung cuộc họp: 

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

III. Biểu quyết (nếu có):

– Tổng số phiếu: …………. Phiếu

– Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… %

– Số phiếu không tán thành: ………… phiếu, chiếm …… %

IV. Kết luận cuộc họp :

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản.

Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký./.

Thư ký (Ký, ghi rõ họ tên)	Chủ tọa (Ký, ghi rõ họ tên)
Các thành viên tham dự khác (Ký, ghi rõ họ tên)

Tóm lại

Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về cách viết biên bản cuộc họp chuẩn dành cho mọi cuộc họp và một số lưu ý cần biết khi soạn thảo. Chắc chắn thông tin này sẽ hữu ích với bạn. Để soạn thảo biên bản họp họp nhanh và chuẩn xác nhất hãy tải ngay mẫu mà chúng tôi chia sẻ bên trên về sử dụng nhé.

Trần Thanh – Content Writer

>> Xem thêm:

• Teamwork là gì? Bật mí cách thực hiện teamwork hiệu quả nhất
• Cách viết đơn xin nghỉ việc, tải các mẫu đơn nghỉ việc mới nhất năm 2022