5 mẹo để tăng năng suất làm việc của nhân viên chăm sóc khách hàng qua điện thoại

Làm sao để giảm chi phí, thời gian mà vẫn tăng năng suất làm việc của nhân viên chăm sóc khách hàng qua điện thoại là bài toán đau đầu của nhà quản lý.

Bộ phận chăm sóc khách hàng là bộ phận rất quan trọng trong việc xây dựng và nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng với sản phẩm, dịch vụ của công ty. Một trong số đó, chăm sóc khách hàng qua điện thoại là hình thức phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam. Theo đó, danh sách khách hàng với những thông tin tên, tuổi, số điện thoại, tỉnh thành, email, tình hình sử dụng sản phẩm/dịch vụ… sẽ được tổng hợp để các nhân viên gọi điện thoại chăm sóc hoặc hỗ trợ các nhu cầu, thắc mắc từ các cuộc gọi đến.

Vậy làm sao để tăng năng suất làm việc của các nhân viên là mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ các công ty nào hiện nay, bởi vì năng suất làm việc của nhân viên là chìa khóa thành công của doanh nghiệp. Sau đây là những lời khuyên giúp bạn đẩy mạnh hiệu suất làm việc của nhân viên để mang đến sự hài lòng cho khách hàng và xây dựng hình ảnh công ty tốt nhất.

Môi trường làm việc chuyên nghiệp

1. Nâng cao chất lượng đào tạo về sản phẩm/dịch vụ và huấn luyện về kỹ năng

Một dịch vụ chuyên nghiệp không thể thiếu được các tiêu chí năng lực nhân viên, tác phong trong công việc, khả năng tiếp cận dễ dàng, thông tin đảm bảo và đáng tin cậy, mức độ phản hồi nhanh chóng, hiểu rõ và đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng…

Vậy nên để mang đến dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng thì các doanh nghiệp luôn luôn chú trọng nâng cao chất lượng đào tạo kiến thức sản phẩm và huấn luyện kỹ năng lắng nghe, trả lời, xử lý khéo léo cho đội ngũ nhân sự chăm sóc khách hàng.

Đồng thời, khi nhân viên giỏi chuyên môn, tốt kỹ năng sẽ xử lý vấn đề của khách hàng nhanh chóng, gọn nhẹ hơn giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí gọi và tăng hiệu quả cuộc gọi.

2. Tạo sẵn kịch bản cuộc gọi

Học thuộc kịch bản gọi điện

Việc tạo sẵn những kịch bản cuộc gọi là rất quan trọng và cần thiết cho phòng chăm sóc khách hàng qua điện thoại vì không chuẩn bị chính là chuẩn bị cho sự thất bại. Hãy phân loại nhóm đối tượng khách hàng và tạo sẵn các kịch bản cho nhân viên để nhận được các lợi ích sau:

  • Thứ nhất tiết kiệm thời gian để đào tạo nhân viên mới với những kịch bản chuẩn.
  • Thứ hai tạo ra dịch vụ chuyên nghiệp cho toàn hệ thống, vì nếu không có kịch bản chuẩn thì mỗi nhân viên sẽ trả lời khách hàng một kiểu.
  • Thứ ba là để nhà quản lý kiểm soát chất lượng cuộc gọi để có sự điều chỉnh phù hợp.
  • Thứ tư, việc luyện tập các kịch bản trước giúp nhân viên giảm thiểu tối đa những sai sót có thể xảy ra.

3. Đặt mục tiêu lương thưởng

Cố gắng hoàn thành vượt chỉ tiêu để được thưởng

Lương thưởng luôn là mục tiêu cố gắng phấn đấu của tất cả các nhân viên. Tuy không phải nhân viên kinh doanh nhưng nên đặt ra mục tiêu mức lương thưởng để nhân viên chăm sóc nâng cao hiệu quả công việc và tăng năng suất cuộc gọi hơn. Đặc biệt là đối với những phòng chăm sóc khách hàng định hướng tái nhu cầu sử dụng sản phẩm/dịch vụ của khách.

Nếu không nhân viên cũng chỉ làm việc đảm bảo số lượng cuộc gọi trên ngày mà không cố gắng điều hướng khách hàng sử dụng sản phẩm lần sau.

4. Giải lao giữa giờ

Hàng ngày các nhân viên hỗ trợ khách hàng phải chịu rất nhiều áp lực từ số lượng cuộc gọi từ 80 – 150 cuộc tùy từng sản phẩm/dịch vụ, đến việc xử lý thắc mắc, kiến nghị của khách hàng, còn phải đảm bảo thời gian gọi không quá dài. Vì thế không tránh khỏi tinh thần căng thẳng, mệt mỏi vì nói nhiều đau họng, nghe nhiều trong thời gian dài đau tai nên rất cần những phút giải lao giữa giờ giúp nhân viên thư giãn, lấy lại tinh thần, năng lượng để tiếp tục đảm bảo các cuộc gọi chất lượng.

Trong mỗi buổi làm việc chỉ cần cho nhân viên nghỉ giải lao 10 – 15 phút để uống nước, trò chuyện, vui vẻ, giao lưu, trao đổi… thì chắc chắn vẫn đảm bảo công việc và hiệu quả sẽ cao hơn.

Nghỉ giải lao giữa giờ làm

5. Đơn giản hóa hệ thống làm việc

Một nhân viên không chỉ gọi điện cho khách hàng mà còn chăm sóc qua email, tin nhắn hay cần có ghi chú tình trạng khách hàng, báo cáo hàng ngày nên việc đơn giản hóa hệ thống làm việc là điều rất cần thiết và cấp bách để tiết kiệm thời gian làm việc, để nhân viên cải thiện thời gian chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Hãy đơn giản hóa các thao tác làm việc trong hệ thống, tăng tốc độ xử lý trên hệ thống và có thể nâng cấp phần mềm, mua dụng cụ làm việc tốt nhất vừa để hỗ trợ nhân viên cũng như phục vụ khách hàng hiệu quả.

Có nhiều cách để tăng năng suất lao động nhưng với 5 mẹo nhỏ này giúp bạn tăng hiệu quả công việc cao nhất cho nhân viên chăm sóc khách hàng qua điện thoại.

Lan Kem

ĐĂNG TIN MIỄN PHÍ
Muaban.net là kênh đăng tin mua bán rao vặt uy tín, hiệu quả